Reviewer: R. Andy Herdanarto (Human Resource Development’s CKSB Group)
Assalamu’alaikum Teams
Masih ingat dengan pembahasan mimin mengenai Manajemen Waktu kemarin? Nahh kali ini mimin akan membahas tips-tips yang teams dapat lakukan untuk melakukan Manajemen Waktu yang benar! Sebelum lanjut ke pembahasan, mimin akan review sedikit apa itu Manajemen Waktu…
Seperti yang sudah mimin bahas, manajemen waktu (atau Time Management) merupakan cara kita membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk berbagai aktivitas supaya memaksimalkan produktivitas untuk mencapai goals yang sudah ditetapkan.
Kemampuan manajemen waktu yang baik akan memungkinkan kita untuk melakukan banyak aktivitas setiap harinya.
Kemampuan ini menjadi soft skill yang sangat berguna di dunia kerja dan juga disenangi oleh perekrut.
Berikut ini adalah tips-tips dari mimin untuk melakukan manajemen waktu:
- Membuat to-do list
Kalian pernah nggak habis bangun tidur bingung harus ngapain? Solusinya, kalian dapat membuat to-do list di malam hari sebelum tidur. To-do list ini berisi daftar tugas yang harus kalian selesaikan di hari berikutnya. Kok bikinnya di malam hari? Supaya saat bangun tidur kalian nggak bingung lagi dan sudah tau harus melakukan apa. Membuat to-do list itu tidak memakan waktu lama, kalian dapat membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi note yang ada di gadget kalian. Kalian dapat memilih cara yang menurut kalian paling nyaman dan kalian sukai.
- Selesaikan pekerjaan sesuai prioritas
Setelah kalian membuat to-do list, mungkin kalian bingung pekerjaan mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Pernahkah kalian tahu tentang “Matriks Eisenhower”? Matriks ini dapat membantu kalian membagi pekerjaan yang harus diselesaikan mulai dari yang terpenting hingga yang tidak penting. Matriks tersebut membagi pekerjaan ke dalam 4 kuadran seperti berikut ini:
Dari matriks diatas, kita dapat membagi tugas menjadi:
Seperti yang bisa dilihat pada matriks di atas, kalian dapat membagi pekerjaan menjadi:
- Tugas penting-mendesak: Merupakan pekerjaan yang harus kalian utamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini penting dan dapat mungkin saja mempengaruhi karir kalian. Manfaatkan waktu yang kalian miliki untuk menyelesaikannya.
- Tugas penting-tidak mendesak: Merupakan tugas yang penting, tapi tidak mendesak. Kalian dapat menentukan jadwal untuk mengerjakan tugas ini. Kalian dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tugas tidak menumpuk
- Tugas Tidak penting-Mendesak: Meskipun sifatnya tidak penting, tapi pekerjaan ini mendesak. Kalian bisa mendelegasikan atau meminta tolong rekan kerja kalian untuk mengerjakannya.
- Tugas tidak penting-tidak mendesak: Atau bisa disebut “eliminasi” atau menghapus pekerjaan ini dari to-do list kalian, karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.
Menyusun tugas sesuai prioritas juga sangat membantu untuk manajemen waktu dan energi untuk hal esensial.
- Menetapkan batas waktu untuk menyelesaikan setiap tugas
Supaya dapat bekerja lebih fokus dan disiplin, kalian juga harus membiasakan diri untuk mengatur batas waktu untuk setiap pekerjaan. Kalian bisa coba teknik time boxing, yaitu teknik manajemen waktu yang bisa membuat kita menjadi lebih disiplin dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan.
Time boxing adalah membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Contohnya, kalian membatasi waktu untuk menyelesaikan dari jam 9 sampai 10 pagi. Maka tugas itu harus coba kalian selesaikan selama rentang waktu tersebut.
Time boxing terdiri dari 2, yaitu: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time boxes artinya kalian memberi toleransi atau tambahan waktu apabila batas waktunya sudah berakhir tetapi pekerjaan belum selesai. Sedangkan hard time boxes, ketika batas waktu sudah berakhir, maka kalian akan berakhir dan mengambil istirahat untuk pekerjaan sebelumnya.
- Mengambil jeda istirahat
Bekerja terlalu lama tanpa jeda istirahat membuat kalian merasa lelah dan sulit untuk fokus. Oleh karena itu, disarankan untuk mengambil jeda istirahat. Beristirahat merupakan hal yang penting supaya otak dan mata kalian tidak kelelahan.
Untuk kalian yang bekerja di depan laptop atau komputer, coba gunakan 20-20-20 rule untuk solusi mata lelah. Rule ini berguna untuk mencegah computer vision syndrome (CVS), sekumpulan gejala pada mata dan leher akibat menggunakan laptop, handphone, atau alat elektronik dalam waktu panjang.
Cara menerapkannya mudah. Setelah menggunakan laptop atau gadget lain selama 20 detik, ambil istirahat untuk melihat objek sejauh 6 meter selama 20 detik.
- Hindari Multitasking
Multitasking dapat menurunkan produktivitas sebanyak 40%. Ketika melakukan multitasking, kita cenderung sering berganti-ganti task untuk menyelesaikan semuanya. Ini membuat tugas tidak terselesaikan dengan sepenuhnya dan membuat kita jadi gampang capek. Otak kita akan menjadi lebih fokus apabila menyelesaikan pekerjaan satu per satu. Jadi, multitasking nggak selalu bagus yaa… coba untuk fokus menyelesaikan pekerjaan satu persatu dengan disiplin supaya hasilnya maksimal.
Itulah penjelasan mimin mengenai manajemen waktu… Menurut kalian apakah manajemen waktu penting? apakah kalian juga menerapkannya? Silahkan comment dibawah
Referensi:
English
Arabic
Indonesian